Transformação Digital

O que é preciso para sua empresa garantir o trabalho home office de um funcionário?

17/03/2020

Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Pandemia do novo coronavírus levou empresas a adotarem o home office. Confira 5 dicas para não colocar a produtividade do colaborador em risco.

O home office já é uma realidade para muitas empresas. No entanto, a modalidade nunca esteve tão em pauta nos últimos dias por conta da pandemia do novo coronavírus (COVID-19).

Já são mais de 185 mil casos confirmados no mundo. No Brasil, esse número chega a 321, de acordo com as secretarias estaduais. Na terça (17), a primeira morte foi confirmada em São Paulo.

Na tentativa de reduzir o risco de contágio entre os funcionários, diversas organizações no Brasil e no mundo orientaram os colaboradores a trabalharem de casa.

Se a sua empresa planeja adotar essa prática, é preciso considerar dois cenários:

  1. A infraestrutura adequada garantir conectividade dos colaboradores aos servidores da empresa.
  2. Equipamentos e ferramentas para manter uma comunicação digital sem ruído e que não atrapalhem a produtividade da equipe.

Isso é muito importante pois quando você dá toda a estrutura, equipamentos e ferramentas aos colaboradores, eles terão a possibilidade de continuar o trabalho ao mesmo tempo em que evitam a propagação do novo coronavírus no Brasil.

Então, acompanhe este blog post para entender como levar produtividade a sua equipe, sem a necessidade de seus funcionários saírem de casa.

Como está a sua infraestrutura de rede?

Quando se fala em trabalho home office, uma coisa é certa: todos os funcionários trabalham, no fim das contas, com dados. Por isso, as tecnologias tradicionais devem ser migradas para plataformas digitais. Assim, é possível manter as operações da empresa em andamento, mas sem afetar os negócios.

Por exemplo, a computação em nuvem é uma grande aliada nesse modelo porque é nela que a empresa pode criar um escritório virtual. Ou seja, um ambiente em que os dados podem ser acessados com facilidade, assim como um espaço de discussão entre líderes e colaboradores.

Além da nuvem, outras tecnologias devem ser consideradas:

  • Mobilidade (bandas largas fixa e móvel, VPN).
  • Segurança (monitoramento da rede, antivírus para equipamentos etc.).
  • Comunicações Unificadas (PABX virtual, ramal virtual, videochamada, mensageiros).

Essas tecnologias vão permitir os colaboradores acessarem os dados essenciais para as operações, além deles conseguirem conectar em qualquer dispositivo e local.

Aqui vale um destaque para a VPN. Muitos colaboradores utilizam a própria conexão de internet para trabalhar em casa. No entanto, o uso de senhas fracas pode facilitar a invasão aos dispositivos do funcionário, até mesmo ao equipamento da empresa que ele usa.

Por isso a empresa deve criar uma rede virtual privada. Como já citamos em outro blog post, a VPN vai dar o acesso a aplicativos e recursos da companhia. Porém, o envio e recebimento de dados por meio dessa rede privada são codificados, dificultando a interceptação por terceiros.

Quais as ferramentas digitais de trabalho você possui?

Se você pensou em WhatsApp, talvez seja melhor reconsiderar. Como cita o “Remotos para o bem – um guia para trabalhar a distância em situações de emergência”, material produzido pelo Officeless, movimento criado pelo estúdio de design Startaê, “a ferramenta estimula o imediatismo. E o imediatismo gera ansiedade. No WhatsApp a informação fica desorganizada e pouco acessível no futuro.”

Então, qual ferramenta usar? O Slack e o Microsoft Teams são dois exemplos de plataformas em que é possível criar canais e espaços de discussão. Isso facilita a organização de projetos e outras demandas a depender da equipe.

Se o trabalho demanda muitas reuniões, Hangouts do Google e Skype da Microsoft podem funcionar como ferramentas de videoconferência. Já a gestão de tarefas, para acompanhar o projeto, status, responsáveis e prazos, você pode considerar o Trello, Flow, Basecamp, etc.

Lembra da computação em nuvem que falamos no outro tópico? Se você não tem uma rede privada ou quer limitar o acesso a ela, utilizar plataformas cloud (Google Drive, Dropbox, Office 365) também ajuda a manter arquivos e documentos organizados para os colaboradores.

Uma solução que integra várias dores

Já pensou que bom seria se uma solução reunisse mobilidade, conexão, segurança, comunicação unificada, armazenamento em nuvem e outras ferramentas de colaboração (como o Office 365) para manter a produtividade da sua empresa?

A primeira boa notícia é que ela existe. A segunda, que ela é serve para empresas de todos os tamanhos e segmentos.

A Conecta Home Office é uma solução criada pela Embratel que une em uma única oferta essas tecnologias que falamos acima.

Isso permite que os colaboradores de uma empresa tenham acesso total aos dados essenciais para as operações, de qualquer dispositivo (celular ou laptop), além de possibilitar reuniões virtuais, com funções de telepresença. Também é possível contratar equipamentos (na modalidade Hardware as a Service) e antivírus.

“Nesse momento, é necessário migrar as tecnologias tradicionais para plataformas digitais. Ao adotar ferramentas digitais, com segurança e suporte comprovados, como o Conecta Home Office, as empresas conseguem manter suas operações em andamento sem afetar os negócios”, afirma Marcello Miguel, diretor executivo de Marketing e Negócios da Embratel.

5 dicas para evitar um home office improdutivo do seu colaborador

Embora o home office seja uma tentativa de conter o contágio pelo COVID-19, os líderes devem ter em mente que, a partir do momento que um colaborador trabalha de casa, a dinâmica é bem diferente do que acontece dentro de um escritório físico.

Por isso, o Mundo + Tech separou 5 dicas do guia produzido pelo Officeless para você deixar o colaborador o mais confortável possível durante o trabalho remoto:

1. Horas trabalhadas não significam produtividade

Não tente monitorar quanto tempo cada colaborador ficou em frente ao computador. A sua equipe remota deve definir e compartilhar os objetivos de trabalho daquele dia. Feito isso, é preciso alinhar qual a demanda de cada colaborador e o que esperar disso.

É mais produtivo para você e para o seu time combinar esses processos e acompanhar o progresso das demandas, que exigir que os colaboradores trabalham as horas acordadas em contrato. Isso nos leva ao segundo tópico.

2. “Por que meu funcionário não está on-line?”

Trabalhar remotamente é mais uma questão de confiança, então, por que passar a sensação de vigilância ao exigir que o colaborador esteja on-line o tempo todo? Se você já definiu os processos de trabalho e acompanha o progresso, ótimo. Por outro lado, monitorar se o funcionário está trabalhando ou não pode gerar uma insegurança.

3. A reunião pode ser um e-mail?

Reuniões podem demandar muito tempo de um funcionário, ainda mais quando não há um objetivo claro dela. Então, a dica é investir em uma comunicação assíncrona. Ela vai reduzir o tempo em videochamadas para:

  • Ajudar na tomada de decisões.
  • Dar visibilidade das informações.
  • Trocar feedbacks.

Assim, nem você ou o funcionário irão acionar outras pessoas o tempo todo e terão o necessário para continuar o expediente.

4. Cuidado com a sobrecarga de informação

Trabalhar home office possivelmente é escrever muito mais que falar. Quando há troca de informações de maneira desorganizada, é possível que o colaborador se sinta confuso e perdido sobre o que é para fazer.

Por isso esse tipo de comunicação deve ser estruturado de forma que a velocidade e a tomada de decisão sejam favorecidas. Basta lembrar das ferramentas como Slack e Microsoft Teams, que permitem a criação de canais por projetos ou áreas.

Dessa forma é possível organizar cada canal com times em menor quantidade e que fazem parte daquele projeto em específico. O resultado é maior agilidade, flexibilidade e autonomia para realizar as demandas.

5. É realmente ASAP?

Sabemos que em muitas empresas tudo é urgente e para ontem. Mas, será que é mesmo? Criar situações de emergência pode gerar muitas interrupções durante o expediente. A consequência, claro, é a queda de produtividade.

As ferramentas de comunicação podem ser estruturadas de inúmeras maneiras (canais, tópicos, grupos de discussão). Então, utilizar uma linguagem que transpareça calma é o ideal, já que o colaborador vai poder responder à nova demanda assim que terminar o que estava fazendo.

Principais destaques desta matéria

  • Pandemia do novo coronavírus levou empresas a adotarem o home office.
  • Mas empresas devem considerar a situação da infraestrutura de rede e de ferramentas digitais.
  • Confira 5 dicas de como promover um bom expediente durante o período de trabalho remoto.

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